Zakelijke termen en omgangsvormen

La struttura

De Italiaanse bedrijven zijn qua structuur vaak anders dan de gemiddelde bedrijven in andere West-Europese landen. L'economia italiana is groot geworden door en draait vooral op de midden- en kleinbedrijven, veel meer dan in andere EU-landen. Veel van de midden- en kleinbedrijven worden gerund door een familie, het zijn echte familiebedrijven met alle gevolgen van dien. Er is vaak een behoorlijke hiërarchie. De baas van het bedrijf is il padrone, het hoofd van de familie. Hij heeft de touwtjes in handen, regelt alles en beslist alles. Naar de inbreng van de werknemers, ook vaak familie, wordt niet geluisterd. Belangrijke besluiten worden achter de schermen genomen en niet op vergaderingen. Italiaanse vergaderingen worden gebruikt om besluiten door te geven aan andere niveaus.

Italiaanse vrouwen hebben een bescheiden rol in het zakenleven. Maar weinig vrouwen bevinden zich in leidinggevende of statusverlenende posities. Het kleine aantal vrouwen dat echt succesvol is, vind je in de grote(re) bedrijven en dan vooral in de mode-, kunst- of cosmeticabranche.

Italiaanse ondernemingsvormen

• ditta individuale = eenmansbedrijf
• società in nome collettivo (S.N.C) = vergelijkbaar met Nederlandse vennootschap onder firma (VOF)
• società in accomandita semplice (S.a.s) = vergelijkbaar met de Nederlandse commanditaire vennootschap
• società in accomandita per azioni (S.a.p.a) = commanditaire vennootschap met aandelen
• società a responsabilità limitata (S.r.l) = vergelijkbaar met de Nederlandse B.V.
• società per azioni (S.p.a) = zoals de Nederlandse N.V.

La comunicazione

Communicatie in Italia wordt gekenmerkt door regels, normen en voorschriften. De rol die men aanneemt tijdens de communicatie heeft te maken met de status van de gespreksdeelnemers. Dit heeft invloed op wat en hoe iets gezegd wordt. Italianen communiceren meestal erg verbaal, dat wil zeggen luid en levendig.
Maar ook de non-verbale communicatie is erg belangrijk. Je moet dus niet alleen op de letterlijke betekenis van woorden letten, maar vooral ook op de intonatie, de manier van spreken en in welke situatie iets wordt gezegd. Als Italianen iemand niet aardig vinden, zullen ze dat niet snel laten merken en die persoon behandelen als een oude vriend. De Italiaanse taal helpt hen daarbij, je kunt dingen heel mooi vertellen en Italianen maken daar dan ook graag gebruik van. Het komt er dus op neer, dat je toezeggingen, beloften, complimentjes maar ook woede-uitingen van Italianen niet altijd serieus moet nemen. Ze zullen je vaak uitnodigen om hun huis of de stad te laten zien, maar ze voegen zelden de daad bij het woord. Het heeft geen zin om op uitspraken terug te komen, deze of gene kan het wel zo gezegd hebben, maar dat had je niet letterlijk moeten opvatten. Italianen zelf doen dat ook niet en gaan er ook niet van uit dat een ander dat doet.
De conversatieafstand in Italia is vrij klein, wat komt door het kleine onderscheid tussen zakelijke en persoonlijke gesprekken. Tijdens zakengesprekken raakt men elkaar vrij vaak aan.

Omgangsvormen

Het lijkt een paradox, maar Italianen zijn nogal formeel. Tijdens zakelijke gesprekken wordt er niet getutoyeerd en ook de voornaam wordt niet genoemd. Als personen een titel hebben dan doe je er verstandig aan om die te gebruiken, Italianen gaan er prat op. Dus als iemand dr. of drs. is dan zeg je dottore of dottoressa, en een ingenieur noem je ingegnere. Het kan gebeuren dat een leidinggevende geen titel heeft, maar wel wordt aangesproken met dottore. Het is raadzaam om de titel dan ook te gebruiken. Verder is het belangrijk dat je bij het begroeten geen "ciao" zegt, dat is echt ongepast, maar "buongiorno" of, vanaf een uur of drie, vier, "buonasera". Bij het afscheid nemen zeg je "arrivederci" of "ci vediamo".

La lingua

De Italiaanse taal kan een groot obstakel zijn bij het zaken doen met Italia. De doorgaans gebruikte handelstalen Engels, Frans of Duits worden niet door alle Italianen beheerst. Zeker de oudere generatie spreekt vrijwel alleen Italiaans of dialect. Bedrijven die internationaal georiënteerd zijn, vooral in het noorden, hebben vaak mensen in dienst die Engels of Duits beheersen. De regioni Aosta en Trentino-Alto Adige zijn officieel tweetalig. In Aosta wordt zowel Frans als Italiaans gesproken en in Trentino-Alto Adige spreekt men Duits en Italiaans.
Als je voor het eerst contact wilt leggen met een Italiaans bedrijf, is het aan te bevelen om dat in het Italiaans te doen. Hiermee verhoog je de kans dat ze je voorstel in behandeling nemen. Tijdens zakelijke afspraken is een tolk erg nuttig.

Zakelijke correspondentie

Voor zakelijke correspondentie in het Italiaans kun je het beste een vertaler in de arm nemen. In de Italiaanse Pagine Gialle, Gouden Gids, vind je ze onder Traduttori e Interpreti. Er zijn echter wel wat beleefdheidsformules die gemakkelijk te leren zijn. Voor de naam van het bedrijf zet men vaak Spettabile Ditta, eerbiedwaardige firma, en dan volgt het adres. Vervolgens begint men de brief met Egregio Signore, geachte heer, en als afsluiting van de brief schrijft men distinti saluti, hoogachtend. Let op, als een Italiaan een titel heeft kun je die beter gebruiken, dus dan wordt het Egregio Dottor Rossi.
Italianen sturen brieven vaak via de fax. Dit gaat natuurlijk veel sneller. Dit gebruik vindt zijn oorsprong in de tijd dat de Italiaanse posterijen berucht waren en weken deden over het bezorgen van een brief. Zo erg is het tegenwoordig niet meer.