Contact leggen

Kennismaken

Het Italiaanse zakenleven geeft de voorkeur aan het zaken doen met "iemand die je kent". Het persoonlijke contact is erg belangrijk. Een simpel handenschudden op een vakbeurs zorgt er al voor dat iemand geen onbekende meer is. Eveneens belangrijk is een goed netwerk. Als het goed is, kun je op een zeker moment dankzij dat netwerk gemakkelijker doordringen tot de juiste personen. `

Heel veel gebeurt 'via-via'. Daarom hoor je ook niet te snel zaken te willen doen of direct to-the-point te willen komen. Het contact moet eerst een persoonlijke wending nemen, je moet elkaar enigszins leren kennen. Begin dus niet meteen over zaken te praten tijdens een informeel contact. En ga zeker niet meteen visitekaartjes uitdelen. Wil je een informeel onderwerp aansnijden, kies dan niet voor de maffia, de belasting of WO II, dat wordt niet gewaardeerd.

Een handig trucje is om bij een informele bijeenkomst aan je gesprekspartner van het moment iets over de andere aanwezigen te vragen. En bij je volgende gesprekspartner doe je hetzelfde. Daarmee kom je veel te weten en heb je ook een goed, neutraal conversatieonderwerp. En wie weet sleep je er een introductie uit om met een belangrijk persoon in contact te komen.

In Italia verdien je geen contract, het wordt je gegund, en goede vrienden wordt altijd meer gegund. Tijdens onderhandelingen met Italianen moet je dus voor ogen houden dat la pazienza è una virtù di pochi, geduld een schone zaak is.

Afspraak maken

Voor een belangrijk gesprek moet je eerst een afspraak maken. Die kan worden gemaakt op de normale werkdagen. De werktijden zijn grofweg van 8.30 tot 12.30 uur en van 14.00 tot 18.00 uur. Het is beter om geen afspraak te maken voor het eerste en laatste uur van de werkdag. Ook net na de lunch kun je beter geen contact zoeken.
Als je naar een Italiaans bedrijf belt, krijg je meestal een receptioniste aan de lijn, die enigszins kennis heeft van de Engelse taal. Mocht dit niet het geval zijn, dan wordt er opgenomen met pronto?, hallo?, of Mi dica!, zegt u het maar. Beheers je de Italiaanse taal niet, dan kun je beter naar iemand vragen die wel Engels spreekt: "Mi passi qualcuno che parla inglese, per favore?".

Een minder goede eigenschap van de Italianen is hun gewoonte om bijna altijd de ander terug te laten bellen. Het motto lontano dagli occhi, lontano dal cuore, uit het oog, uit het hart, wat de Italianen vaak hanteren, gebruiken ze ook in zaken. Dus geen uitwisseling van beleefdheden of andere correspondentie, alleen als ze echt iets nodig hebben nemen ze contact op.

De Associazione Enti Fieristici Italiani (AEFI ) beschikt over veel (Engelstalige) informatie over vakbeurzen in Italia, zowel op regionaal, nationaal en internationaal niveau. Ook zijn er uitgebreide sites te vinden over congressen in heel Italia. Wil je vast afspraken plannen voor op de beurs, hoef je niet eerder te bellen dan 1 week van tevoren, zelfs dat vinden Italianen erg vroeg.

Telefonare

Nog steeds is het zo dat je in Italia een (belangrijk) telefoontje liever eerst moet aankondigen. Dat betekent dat je eerst een fax of e-mail stuurt waarin je aankondigt dat je het voornemen hebt binnenkort te bellen. Ook is het nuttig om heel globaal aan te geven wat het gespreksonderwerp zal zijn. Italianen willen graag weten wie je bent, voordat ze in gesprek met je komen. Hoezeer ook een illusie, een faxbericht of een e-mailtje zorgt ervoor dat je al 'bekend' bent.

Het komt regelmatig voor dat een telefonisch verzoekje om teruggebeld te worden niet wordt gehonoreerd. Ook hier geldt dat je beter een fax kunt sturen. Dat is papieren informatie, die wordt serieuzer genomen dan een telefonisch bericht.
De gruwelverhalen over de Italiaanse posterijen zijn inmiddels niet meer zo erg als in het verleden, maar helaas komt het nog steeds wel eens voor dat een brief pas twee weken later aankomt...

Bellen

Vanuit het buitenland...

• naar een vaste lijn in Italia: In Italia blijft de 0 staan als je naar een vaste lijn belt. Toets dus het landnummer (+39) en het zonenummer inclusief nul, bijv.: +39 - 09 ...
• naar een mobiel nummer in Italia: Laat de 0 na het landnummer achterwege, bijv.: +39 - 336 ...

Vanuit Italia naar...

• een vaste lijn: toets altijd eerst het zonenummer, ook als je je in de zone zelf bevindt.
• een mobiel nummer: laat de 0 achterwege bijv.: +39 - 336...
• het buitenland: toets 00 of + en het landnummer en abonneenummer in het buitenland

Attenzione! In Italia is het goedkoper om van mobiel naar mobiel te bellen, dan van mobiel naar de vaste telefoon.

Drukwerk

Als je veel zaken met Italia doet, is het handig om visitekaartjes (eventueel tweezijdig) ook in het Italiaans te laten bedrukken. Italianen maken graag gebruik van de kaartjes, ze geven ze makkelijk weg maar willen ze ook graag ontvangen omdat ze het gênant vinden om te vragen hoe ze iemands naam moeten schrijven. Het is een pré als je folders, presentatiemateriaal, productinformatie etc. in diverse talen kan aanbieden. Als het niet mogelijk is om een hele catalogus/folder in het Italiaans te drukken is het aanbevelingswaardig om de meest relevante informatie op een extra blad er in het Italiaans aan toe te voegen.